第一章 总则
第一条 为贯彻执行勤俭办学的方针，加强学校实验室的材料、低值品、易耗品(以下称器材)的科学管理及妥善使用，防止积压浪费，保证教学、科研的顺利进行，特制定本办法。
第二条 各单位都必须建立严格的器材管理责任制度，对器材的计划、购置、保管、使用、回收都要有专人负责，做到验收严格认真，进出手续清楚，账务记录健全，定期核对检查，保持账账相符、账物相符。
第三条 各单位应经常对师生员工进行勤俭节约、爱护公共财物的教育，使每个人都自觉地管好用好各种器材，杜绝一切铺张浪费行为。对认真负责、注意节约，工作成绩显著的人员给予表扬与奖励；对工作不负责任或违反制度的失职人员，根据情节轻重及本人认识情况给予批评或处罚。
第二章 器材范围、分类和价格
第四条 本办法所称材料、低值品、易耗品，指不属于固定资产的物品。
(一)材料：凡一次使用后即消耗或不能复原的物品，如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。
(二)低值品：凡价格不够固定资产标准，又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、低值机电产品、量具、工具、科教模型、器具等。
(三)易耗品：玻璃器皿、元件、零配件。
第五条 器材一级分类，按教育部、财政部规定执行。器材二级、三级分类，根据我校具体情况制定执行。
第六条 库存器材的记账价格，按实际价格计算。前后进货价格不一，按均价计算。
第三章 经费归口及管理
第七条 各项器材经费的归口：教学实验器材经费由实验室与资产管理处归口，分配到院(系)，由院(系)分配到实验室；自制设备、设备安装、设备维修所需材料经费由资产管理处归口；研究生实验器材经费由研究生院归口；科研、科技开发所需器材费用按科研项目归口；购置已拍(制)好的胶卷、电影片、幻灯片、录音磁带、录相带等教学资料，由资料费开支，由实验室与资产管理处归口。
第八条 经费管理实验教学器材经费(含成教实验器材费)，根据分配到各院(系)及各院(系)分配到实验室的指标，由计财处、实验室与资产管理处共同控制使用，定期结算。科研、科技开发所需器材经费，由课题负责人和单位主管签字；研究生实验器材经费由各院(系)研究生秘书签字；自制设备、设备安装器材经费由设备器材管理中心签字；设备维修器材经费由实验室与资产管理处签字；若在设备器材管理中心发料的，由实验室与资产管理处向计财处结算。
第四章 计划、采购、验收
第九条 计划申报
(一)凡需要使用要求特殊、量大以及稀、贵、紧、缺的器材，使用单位应提前两个月提出申请计划，经单位主管核准后报设备器材管理中心。
(二)库存常备物质由实验室与资产管理处设备器材管理中心根据使用规律和消耗情况，定期提出库存物资计划。
(三)库存常备物资目录以外的临时急需器材，由使用单位提出临时计划，设备器材管理中心受理作出相应处理。
(四)请购计划必须分类填报，并将品名、型号、规格、数量、需用时间(有特殊要求的还应包括出产厂商)填写清楚，经实验室主任(或课题负责人)审核，各经费归口单位批准后方能报送。
报送器材请购计划应严肃认真，注意节约。由于计划草率造成的积压浪费要追究当事人的责任，并视情节轻重给予必要的处罚。
第十条 器材的购置
(一)采购工作原则上由设备器材管理中心统一组织，专职采购人员进行采购。专用、特殊、急需器材，库存常备物资目录以外的器材，经设备器材管理中心同意，可由使用单位自行采购。凡未经设备器材管理中心同意而自行采购的器材，设备器材管理中心可视情况拒绝验收。
(二)采购计划制定后，申请单位如中途发生型号、规格、数量变更情况时，必须及时通知设备器材管理中心，请求变更计划，设备器材管理中心应尽可能更改计划。
(三)采购员无权擅自变更采购计划。如市场供应情况不能满足请购单位要求，须变更型号、规格时，应征得请购单位同意。
(四)设备器材管理中心应定期检查采购计划执行情况，并及时反馈各使用单位。一切采购活动应遵守国家政策法令，严禁违法乱纪行为发生。
第十一条 验收
(一)器材入库前必须及时认真细致地组织验收(含自购直供器材的验收)，由采购员填写验收单，详细写明品名、规格、型号、单价、金额、分配单位、用途等项，附上发票单据连同实物交保管员，保管员按验收单内容逐项核对验收办理入库手续。对贵重、稀缺和进口器材，可请有经验的人员协助验收。
(二)货到票未到的器材应及时登记，由经办人在规定时间内负责查明并处理。
(三)验收中发现的问题，如系不可抗拒的自然损耗和丢失，由采购员填写差异单说明损耗、丢失原因，经审批同意后作报损、报失处理；如系其它性质的短少、损耗或质量低劣等情况，采购员应立即向供货或运输单位提出，及时办理退换或补赔手续后方能验收。
(四)器材验收完毕，采购员应及时报账，一般情况下，到货后一周内应验收报账。
第五章 库存器材管理
第十二条 仓库定额储备
设备器材管理中心所属仓库应建立常备物资库存目录，制定库存物资定额储备制度，定期定额补充，做到不脱档、保供应。
第十三条 仓库对库存器材管理应科学化，做到分类清楚、标志鲜明、定位存放、陈列有序、便于清点。贵重器材应重点妥善保管，要逐步改善库房条件，减少库存密度，并配备必要的测量、检验仪器、工具，以及通讯、空调、冷冻设备。保管人员应加强对器材的质量管理和安全管理，做好防锈、防霉、防毒、防火、防盗工作，仓库内应保持清洁卫生、库容整洁。
第十四条 抽查盘点
库存器材应根据出库单结余数随时核对，每季抽查5%～10%的品种，库存器材必须账、卡、物一致。对库存器材盈亏数应及时报设备器材管理中心、处领导审批，经财务部门签证后调整有关账卡。
第十五条 领用、调拨及审批
(一)凡教学科研实验需用器材按领用手续办理。易耗品、材料和低值品填三联领单，领单内各栏次内容都必须填写清楚。领单填好后，经微机管理员审核，微机打印出库单，再持《出库单》和红色联领单到仓库领取器材。黑色联领单为自存联作为实验室建账凭据。
(二)凡科技开发、生活后勤、基建维修及其它校外单位需用器材，按调拨手续办理，校外单位调拨器材需持介绍信，经设备器材管理中心审批后方能办理调拨手续。
(三)《出库单》和《调拨单》两天内有效，过期作废。无论领用或调拨金属材料必须先到仓库落实重量后才能到微机房打印出库单。凡属调拨器材均由设备器材管理中心负责人审批，调拨黑色金属、有色材料及半吨以上油料，由设备器材管理中心、处两级审批。
第六章 使用器材管理
第十六条 在用材料、易耗品管理
实验室一般不设库房，为了保证日常消耗和维修需要，对常用的和专用的器材可限量备用。
备用器材应有专人或兼职人员负责保管，并建立使用明细账。
第十七条 在用低值品、工具管理
(一)在用低值品和工具应定人管理，设备有品名、规格、型号、数量、单价、金额及厂牌号码的明细账，并根据有关凭证及时进行增减记录。
(二)在用工具除设工具领用登记本，以本代账外，还应根据学生实验用、专人领用、借用等不同情况分别设立领用、借用等登记薄和建立相应的管理方法。
第十八条 在用器材的清查
各实验室对在用器材每学年应全面清查一次，清查结果报院(系)、实验室与资产管理处审核备案。
第七章 报损(废)、赔偿及废品回收
第十九条 器材的报损(废)、赔偿及废品回收
(一)低值品的报损(废)以及凡属非正常原因造成的器材损失、丢失，按照《湖南大学仪器设备管理细则》有关条款办理。
(二)工具的报损报废原则上每两年办理一次。
(三)报损(废)后有回收价值的残存器材、金银制品用后之残存物资，使用各种机油、变压器油、真空泵油等各种废油统一由实验室与资产管理处组织回收和处理。
第八章 财务处理
第二十条 计财处应按行政事业单位预算会计制度规定的有关科目，设置一级账科目“教学材料账”，进行库存教学器材的金额增减记录，设备器材管理中心按“教学材料”报账。
第二十一条 设备器材管理中心账务设置及财务管理
(一)二级库存物资分类明细账，进行有品名、数量、单价、金额的记录；
(二)分户金额账，记录各实验室教学实验材料消耗及金额；
(三)低值品分户账，记录各实验室低值品消耗数量及金额；
(四)负责中心财务管理人员应在每月月底将《库存金额月报表》、每月《各种经费情况表》及《各单位教学经费使用情况汇总表》一并与财务部门账簿记录进行核对，以账账相符。每年年底要进行清仓盘存以保证账实相符。
第二十二条 实验室账务设置
(一)易耗品、材料明细账；
(二)低值品明细账；
(三)工具领用登记本(以本代账)。
第二十三条 账、卡及单据管理
(一)一切材料账、卡和收、领单据，由设备器材管理中心会同计财处统一制定，一切单据都必须有负责人、经办人的签章。
(二)账、卡及各种凭证单据必须妥善保管，不得撕毁和私自涂改，账卡及单据的销毁应按财政部的规定办理批准手续。
(三)财务、保管人员工作变动前，必须将账、卡、器材移交清楚。
第九章 附则
第二十四条 本办法自印发之日起施行，原管理办法即行失效。
第二十五条 本办法由实验室与资产管理处负责解释。
