第一章 总则
第一条 为了做好我校设备、器材、物品的采购供应工作，进一步加强管理、明确职责、理顺关系，规范学校物资设备采购行为，避免采购中的不正之风，做到优质优价和优质服务，特制定本办法。
第二条 本办法所涉及的设备是指预算计划资金和单位自筹资金及学科建设经费、基建设备经费、科研经费等购买的教学、科研仪器设备和一般行政设备、办公设备、专用设备等。本办法所涉及的器材、物品是指学校计划购买的教学材料、行政办公用品和劳动保护用
等。
第三条 本办法所指物资设备主要类型为：
(一)计算机及其附件、打印机、复印机；
(二)教学实验设备、器材；
(三)空调、电视等电器设备；
(四)汽车、机械、锅炉房等生产生活用设备；
(五)医疗设备；
(六)家具；
(七)行政办公设备、用品；
(八)图书及图书设备；
(九)劳保用品
第四条 所有采购的设备、器材、物品必须质量可靠、价格合理，严禁购入伪劣产品。采购批量物资或单台件2万元以上的设备必须签订合同，各种承诺应列入合同正式条款，合同必须符合国家经济合同法的要求。
第二章 采购管理
第五条 物资设备采购的程序和方法
(一)各院(系)、部、处、各直属单位申报采购的物资设备在上述范围之内者，必须在年初向相应管理部门提出项目申报，经校务会审定后按预算项目执行采购。严禁无预算的物资设备采购。
(二)学校成立各类物资采购合同专业组，实施采购合同管理。
(三)为了保证物资设备采购“公开、公平、公正”，对2万元以上(大宗物资1万元以上)各类物资要进行集体采购，公开招标。具体操作如下：
1．已有预算资金安排的物资设备采购项目，由各相应的物资设备采购专业组在充分了解市场的情况下，制定招标书、标底。
2．开标时由采购专业组集体评议，根据质量、价格、信誉、售后服务等条件确定中标单位。
3．由各采购专业组代表学校与中标单位签订正式合同。
4．对金额未达到集中招标采购的物资设备的购置，由各相应专业组组织有关单位实行询价采购。
5．积极鼓励使用科研经费购置设备。凡使用科研经费购置设备，课题组可自行采购、也可委托实验室与资产管理处采购，但必须比质比价，择优购买。
6．教学、科研所需的器材、物品，各用户一般可到实验室与资产管理处相应仓库领用，经费在各用户账户上扣除。若实验室资产管理处库存常备物资不能满足教学、科研、办公所需的专用、特殊、急需器材物品时，经实验室与资产管理处同意后，用户可自行采购。
第六条 物资设备采购基本原则和要求
(一)物资设备采购要本着“经济、适用、及时”和“质量第一”的原则，采购前应进行市场调查，货比三家，就地就近采购，做到少花钱，多办事，办好事，尽量节约资金。
(二)各专业采购组要尽力收集有关信息，减少采购环节、降低采购成本。应尽最大努力直接到厂家购买，扩大函购和预约定购，尽可能减少中间环节的费用(含差旅费)。
(三)凡属社会集团购买力控制的商品，需向实验室与资产管理处申报、由实验室与资产管理处统一到市“控购办”办理有关手续，方可实施采购。
(四)凡购入的物资设备器材，必须手续清楚，票据齐全，及时办理验收手续，在未办理验收手续前不得投入使用。
(五)一切采购活动应遵守国家政策、法令和法规以及学校财务制度，不得利用工作之便接收馈赠、收受回扣和好处费，如有发生，按有关纪律惩处。
(六)在采购活动中若购置有回扣的商品时，可与卖方协商采取相应降低价格，或者将所收回扣款项全部上交计财处。采购单位和个人均不得收受公开的或暗中的回扣款，违者一律按贪污查处。
第三章 验收管理
第七条 仪器设备验收
(一)按计划购入的仪器设备到货后、由设备使用单位和实验室与资产管理处负责验收。验收人员应根据采购人员填写的教学设备或行政设备验收单及时验收(必要时指派专人共同验收)。参与验收工作的人员要认真检查仪器设备外包装是否完整，开箱后是否完整无损，性能是否合格，配件、附件、说明书及其它技术资料是否齐全等。
成批量购买的仪器设备的验收，要有验收报告或清单，并有相应的技术人员签字。
(二)便于携带的小型仪器设备，携带至实验室与资产管理处办理验收手续。不便携带的，由资产管理处派人到使用单位办理验收手续。仅凭有关单据，未对仪器设备进行实物检查验收、不得办理验收手续。
(三)验收合格的仪器设备应由实验室与资产管理处按国家有关规定分类编号，登账建卡(一式两份)，实验室与资产管理处和使用单位各持一份。
(四)购入精密、贵重、稀缺仪器设备，特别是引进仪器设备，由请购单位指定技术能力强、能掌握仪器设备性能的教师和实验技术人员会同专管、使用人员共同负责检查验收，并指导进行安装调试，或请厂家安装调试。
(五)在使用中，若发现有质量问题等，应立即通知物资设备供应与管理办公室根据有关规定，派员向供货单位或运输部门提出办理退换赔补等手续。
(六)非计划之内且未经主管部门和财务部门及有关领导同意自行采购的仪器设备，除要补办必要的手续外，还应进行相应的审计，若有违纪行为，则需报请有关部门进行处理后，验收人员方可验收。
(七)仪器设备从购入日期算起一年内，在使用调试中发现有故障及其他质量问题，应及时报告实验室与资产管理处，以便及时与供货单位联系，按不合格产品协商解决。
第八条 行政办公用品、劳保用品和实验教学材料验收
(一)物资入库前必须及时认真、细致地组织验收。由采购员填写验收单，详细写明品名、规格、型号、单价、金额、用途等项，附上发票单据连同实物交保管员，保管员按验收内容逐项核对验收办理入库手续。对贵重稀缺和进口器材，可请有经验的人员协助验收。
(二)货到票未到的物资应及时登记，由经办人员在规定的时间内负责查明并处理。
(三)验收中发现的问题，如系不可抗拒的自然损耗，由采购员填写差异单说明损耗原因，经审批同意后作报损报失处理。如系其他性质的短少、损耗或质量低劣等情况，采购员应立即向供货或运输单位提出，及时办理退换或赔补手续后方能验收。
(四)经批准，实验室人员自行采购的器材，须填报低值品消耗材料验收单进行验收登账，并办理有关领用手续。
第九条 其它物资，可参照本章方法验收。
第四章 经费管理
第十条 实验室与资产管理处根据学校分配给各单位的行政办公经费实施采购；各院(系)、校机关各部处在所分配的行政办公经费限额内到实验室与资产管理处仓库领取所需要的物品和材料，由资产管理处统一报送计财处，在各单位经费上核减。
第十一条 实验教学材料经费原则上由实验室与资产管理处根据实验教学材料经费分配方案实施采购计划，以确保实验项目的正常开发。
实验教学材料采购报账由实验室与资产管理处审核签字并由保管员办理有关领用手续后，再到计财处报账。
第十二条 设备采购请款报账经实验室与资产管理处根据经费来源审核签字后，采购员负责到计财处办理。科研经费报账，须经课题组负责人或院(系)主管领导签字。
第十三条 器材验收完毕后，采购员应及时到计财处报账，一般情况下，货到一周内应验收报账完毕。
第五章 附则
第十四条 本办法也适用于增补计划和临时计划的设备、器材、物品采购的管理。
第十五条 本办法自颁发之日起施行，原《湖南大学设备、器材、物品采购管理办法》(湖大行字［1999］40号)同时废止。如有未尽事宜或与国家有关规定相抵触的条款，按国家有关规定办理。
第十六条 本办法由实验室与资产管理处负责解释。
